Document management met SharePoint online

Sharepoint_Online_SKO-ITWe leven in een nieuwe tijd. Medewerkers willen plaats onafhankelijk samen kunnen werken. IT kan hier een belangrijk hulpmiddel in zijn. Tot voor kort was dit alleen weg gelegd voor grotere bedrijven.

Tijden veranderen. Met een Office 365 abonnement van rond de 10 euro per maand, heeft u ook de functionaliteit van het krachtige Sharepoint. U hoeft hier geen servers voor te installeren. De functionaliteit draait al bij Microsoft in de cloud.

Wat is sharepoint?

Het onderdeel SharePoint van Office 365 heet SharePoint Online. SharePoint Online is een platform om informatie op te slaan, te organiseren, te delen en te bekijken vanaf elk apparaat en vanaf elke locatie waar een internetverbinding aanwezig is. Met SharePoint Online kunt u een website maken om aankondigingen en nieuws te delen, maar het is veel meer dan dat. Het is een platform waarmee u efficiënt documenten en informatie deelt in uw organisatie. Met een juiste implementatie verhoogt het de kennisdeling en productiviteit binnen uw organisatie.

Wat kun je er mee?

Binnen SharePoint Online heb je de mogelijkheid om sites te bouwen. Richt bijvoorbeeld als projectteam een site in waarin alle documenten van het project voor elk teamlid toegankelijk zijn. Alle projectdocumentatie staat altijd op één plek en je werkt altijd met de nieuwste versie van een document. Dit voorkomt dat medewerkers bij elkaar na moeten gaan waar een bepaald document is opgeslagen. Iedereen weet dat de documenten op de teamsite staan. Samenwerken wordt dus efficiënter.

SharePoint sites bij verschillende organisaties kunnen er anders uitzien. Kies bij het bouwen van een site welke onderdelen je wel of niet ‘aan’ wil zetten. Bouw je site naar je eigen inzichten en pas hem aan aan de look en feel van je eigen organisatie.

Apps op Sharepoint

Verder heb je de mogelijkheid om de apps toe te voegen die je voor je organisatie handig vindt. Dit kan gaan om een app op de homepage die aangeeft wat voor weer het wordt tot aan een app op een teamsite om de afdelingsagenda te delen. Apps download je op office.com of sharepoint.com.

Toepassingen

De mogelijkheden waar je SharePoint Online voor kunt gebruiken zijn heel divers:
• Intranetpagina
• Online documenten bibliotheek
• Procedurehandboek
• Tegelijkertijd samenwerken aan hetzelfde document
• Documenten delen buiten je eigen organisatie (klanten, leveranciers, partners)
• Team/projectensites
• Automatisch versiebeheer
• Extranet

Wilt u meer informatie over Sharepoint Online en Office 365. Vraag vrijblijvende een gesprek met een van onze adviseurs.




Onze nieuwsbrief ontvangen?

Het laatste IT-nieuws en scherpe acties in je mailbox.